Każdy z nas na co dzień korzysta z pakietów biurowych, jedni z zakupionego przed laty starego pakietu Office inni z mnóstwa dostępnych na rynku darmowych zamienników takich jak np. Open Office, można więc zadać sobie pytanie jaki jest sens inwestowania w najnowsze pakiety o nazwie Microsoft 365, szczególnie gdy najnowsza propozycja giganta z Redmond jest dostępna w wariancie abonamentowym.

Na początku musimy zrozumieć kwestie formatowania plików. Gdy jeden z użytkowników edytujących lub tworzących dokument korzysta z oryginalnego oprogramowania Office a my otwieramy dany dokument w innym programie chcąc edytować go aby odesłać do autora wielokrotnie niszczymy zawarte w nim formatowanie – układ tabeli, rozmiar lub kolor czcionki, ułożenie tekstu itp., o ile nie jest to problem gdy wymieniamy dokumenty między znajomymi o tyle współpraca z firmami lub kontakt z instytucjami Państwowymi może być utrudniony a my możemy przysporzyć odrobiny problemów osobie z którą nawiązujemy kontakt. Niestety obecnie z oprogramowania Office korzysta 80-90% użytkowników i w dużej mierze są to jednostki Państwowe oraz korporacje, więc o ile chcemy posługiwać się edytorami ale zależy nam na tym aby wypaść poważnie pozostaje nam korzystanie z oryginalnego pakietu Office

W dzisiejszych czasach jesteśmy atakowani licznymi abonamentami ale to znak czasów przed którym nie uciekniemy, dziś większość z nas korzysta z płatnych subskrypcji takich jak Netflix czy Spotify, musimy miesięcznie liczyć się z regularnymi wydatkami ale czy to rozwiązanie ma same wady? Poprzez subskrypcje zmuszamy usługodawców do przykładania uwagi co nam serwują i w jakiej jakości, to my decydujemy czy dokonamy kolejnej opłaty.

Jednak propozycja abonamentu za pakiet Microsoft 365 to nie tylko podstawowe aplikacje znane nam z pakietu office, nowy pakiet – jeśli zechcemy go poznać – daje nam zupełnie nowe możliwości.

Obecnie po zakupie pakietu Microsoft 365 ( dla użytku domowego )  istnieje możliwość podzielenia się nim dla 5 osób każda z nich może zainstalować aplikacje na 5 różnych urządzeniach i to wszystko w cenie jednego pakietu. Oprócz podstawowej wersji aplikacji otrzymujemy również dostęp do aplikacji działający w witrynie www, pocztę outlook oraz 1 TB na użytkownika do pracy w chmurze. Takie rozwiązania otwierają nowe możliwości jeśli chodzi o gromadzenie dokumentów oraz kopie zapasowe.

Dysk OneDrive jeśli zostanie poprawnie skonfigurowany pozwala na wykonywanie kopii najważniejszych rzeczy przechowywanych w Windowsie zarówno w folderach użytkownika jak i na pulpicie, co w przypadku awarii lun zagubienia laptopa pomoże nam odtworzyć dokumenty i zapisane pliki na nowym komputerze. Dodatkowo tworząc dokumenty na dysku OneDrive załącza się domyślnie autozapis dzięki czemu nie będziemy musieli już martwić się gdy np. z powodu awarii zasilania zniknie nam dokument. Aplikacja Office na urządzenia mobilne daje nam możliwość używania aparatu aby zeskanować i wyciąć z zdjęcia dokument który znajdzie się później w każdym zsynchornizowanym urządzeniu . Każdy tworzony dokument pozwala nam na udostępnianie go dla osób trzecich, funkcja ta pozwala również otrzymywać powiadomienia gdy ktoś edytuje dokument i pokazuje kto jakie zmiany wprowadził, możemy więc współtworzyć dokumenty razem z osobami którym udostępnimy link. Wszystkie przechowywane na dysku OneDrive pliki możemy  w łatwy sposób udostępnić generując link, tutaj jednak mamy również możliwość wskazania czy odbiorca będzie mieć możliwość edycji plików, na jak długi czas link pozwoli na pobranie zawartości oraz na zabezpieczeniu  hasłem możliwości pobrania plików.

To tylko jedne z nielicznych udogodnień pakietu Microsoft 365, zapewne dla każdego z nas będzie to kolejny regularny wydatek, jednak to czy przyniesie on nam korzyści zależy od nas samych oraz od tego jak często tworzymy lub edytujemy dokumenty w codziennym życiu.


Autor:

Artur Kopaczka
Prezes ANS-Connect Sp. z o.o.